업무관리시스템 'e지원'에 푹 빠진 노 대통령

"e지원은 말입니다..." 강태영 청와대 업무혁신비서관이 23일 오전 춘추관 에서 '청와대 업무관리 시스템 e지원'에 대해 설명하고 있다. — ▲**"e지원은 말입니다..."** 강태영 청와대 업무혁신비서관이 23일 오전 춘추관 에서 '청와대 업무관리 시스템 e지원'에 대해 설명하고 있다.연합뉴스 김동진

대통령비서실이 '디지털 청와대'로 변신했다. 그 변화의 중심에 노무현 대통령이 서있다.

청와대는 '문서관리카드'라는 새로운 개념을 도입하고 이를 기반으로 한 '업무관리시스템 e지원(e知園)'을 새롭게 개편해 대통령비서실의 일하는 방식에 일대 혁신을 가져왔다.

'e지원'은 청와대의 아름다운 정원인 '녹지원'에서 차용한 '청와대 디지털 지식정원'(e知園)을 의미하는 한편으로 '사용하기 쉽고 편리하게 하나로 통합된 업무관리시스템'(easy one)을 의미한다.

e지원에 푹 빠져 일요일 새벽까지 일하는 노 대통령

노 대통령은 지금 e지원에 푹 빠져 있다. 청와대 부속실에 따르면, 노 대통령은 주중에 하루 평균 4시간씩 이 '청와대 디지털 지식정원'을 산책하며 업무를 수행한다. 하루 근무시간을 8시간으로 산정하면, 노 대통령은 하루의 절반은 온라인으로 나머지 절반은 오프라인으로 업무를 수행하는 셈이다.

e지원 구축으로 시작된 디지털 보고 시스템은 가히 혁명적이라 할 만큼 대통령과 비서실의 업무 스타일에 효율성을 가져왔다. 특히 업무 처리량이 놀랍게 늘었다. e지원에 푹 빠진 노 대통령은 일요일 새벽 2시에 지시사항을 문서관리카드에 메모하기도 한다.

청와대 부속실에 따르면, 노 대통령이 매일 e지원 사용에 할애하는 시간은 보통 조찬 전 두 시간과 만찬 후 두 시간쯤이라고 한다. 이 시간 동안 노 대통령은 많게는 서른 개까지 보고서를 읽는다. 디지털화가 이루어지기 전보다 세 배 정도 보고서 처리량이 늘어난 것이다.

강태영 청와대 업무혁신비서관은 23일 출입기자들에게 업무관리시스템 e지원에 대해 설명하고, 행정요원·행정관·비서관이 문서관리카드로 작성한 보고서가 e지원을 통해 온라인으로 대통령에게 보고되고 지시 받는 의사결정과정을 직접 시연해 보여줬다.

강 비서관은 "업무관리시스템이 가동된 이후에는 보고서 작성자가 처음 만든 문서부터 중간 검토자들이 어떤 의견을 내 어떻게 보고서를 수정했는지, 그리고 대통령이 내린 최종 결정과 지시 등 일체의 의사결정 과정이 소상히 기록에 남게 된다"며 "보고사항에 대한 대통령의 결정내용과 지시사항을 행정관과 행정요원들도 바로 확인할 수 있게 된다"고 말했다.

아울러 "누가 처음 정책을 입안했는지, 그리고 의사결정 과정에서 과장, 실·국장이 어떤 의견을 제시했는지, 관련부처, 이해관계자와는 어떤 협의를 거쳤는지 하는 정책검증 과정을 비롯한 모든 의사결정 과정을 투명하게 관리할 수 있는 만큼 '정책실명제'의 기틀이 될 수 있다"고 설명했다.

문서관리와 기록관리가 골간

▲**노무현 대통령이 22일 오전 청와대에서 노트북을 펴놓은 채 국무회의를 주재하기에 앞서 인사말을 하고 있다.**연합뉴스 김동진

이처럼 업무관리시스템 e지원은 행정업무의 전산화, 단순한 온라인 보고 및 전자결재 등의 수준을 넘어 모든 문서의 생성부터 결재 뒤 기록까지 행정업무의 전 '라이프 싸이클'을 관리함으로써 디지털시대에 맞게 일하는 방식을 개선하려는 목적 아래 추진되고 있다.

현재 대통령비서실에서 가동 중인 업무관리시스템 e지원은 기존의 그룹웨어와는 달리 문서관리, 기록관리 등 두가지 체계를 골간으로 짜여졌다. 문서관리는 행정의 투명성과 책임성을 확보하기 위해, 기록관리는 공적 행위를 철저하게 기록으로 남기기 위한 시스템이다.

그 가운데 문서관리시스템은 문서관리카드를 바탕으로 업무와 문서의 모든 처리과정을 표준화하고 디지털화할 수 있도록 구축됐다. 그 결과 업무처리 과정, 의사결정 과정을 한눈에 파악할 수 있게 됐다.

문서관리카드에는 작성한 보고서의 정보출처, 문서취지, 과제명, 공개여부 등과 거쳐야 할 경로(비서관실과 결재자 등)를 명시하도록 했고 이런 과정이 모두 기록된다. 강 비서관은 △문서처리 과정과 의사결정 과정을 관리해 업무의 투명성과 책임성을 확보하고 △문서의 생성부터 기록까지의 전 과정을 시스템으로 관리하기 위해 문서관리카드를 고안했다고 말했다.

기록관리시스템은 문서관리를 통해 생산된 모든 공개, 비공개 문서를 축적해 공적행위에 대한 기록을 철저하게 관리하는 체계다. 대통령비서실은 임기 뒤 대통령기록을 전문기록관리기관에 이관하고, 내부 공개심의위원회를 거쳐 공개할 자료는 적극 공개할 방침이다. 현재 기록관리프로세스와 시스템은 국제표준 기준에 맞게 개발 중이다.

대통령 비서실은 앞으로 전문가 검증을 거쳐 올해 상반기에 전자정부 주관기관인 행정자치부에 이 시스템을 시범 도입한 뒤 운영결과를 토대로 정부업무관리 표준모델을 만들어 내년 상반기에 각 부처로 확산할 계획이다. '디지털 청와대'를 '디지털 정부'로 확대하겠다는 것이다.

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