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▲ 야하타 히로시 지음|나상억 옮김, <프리젠테이션 박사> ⓒ 21세기북스
이 책은 프리젠테이션과 관련하여 전략, 시나리오, 상호작용, 전달 기술, 비주얼화 기술 등 크게 5장으로 구성되어 있다.
전략편에서 눈에 띄는 항목은 ‘3P 분석’이다. ‘3P’란 청중(People), 목적(Purpose), 장소(Place)를 가리킨다. 어떤 사람들이 앉아 있고 어느 만큼의 인원이 앉아 있는지를 사전에 알고 있어야 한다. 또 발표자의 목적과 청중의 목적이 다름을 인식하고 이를 준비하고 있어야 한다(‘청중의 이익’을 염두에 두자). 자칫 간과하기 쉬운 장소도 신경 쓸 필요가 있다. 즉 사전 답사와 현장 분석이 요청된다.
시나리오는 ‘3부 구성’을 권하고 있다. 이를테면 도입부, 본론부, 결론부로 나누고, 본론부는 다시 대항목1, 대항목2, 대항목3으로 나눈다. 3부 구성의 효과는 이렇다.
“「중요한 점이 3가지 있습니다.」라고 했다고 치자. 그것만으로도 청중은 3가지가 무엇인지 궁금해진다. (중략) 첫 번째에 내용을 넣고, 그리고 서랍을 닫는다. 마찬가지 요령으로 두 번째, 세 번째를 만든다. 청중은 여러분의 3가지에 집중하고, 3가지를 기억에 남긴다.” (88쪽)
그렇다면 도입부, 본론부, 결론부에는 각각 어떤 내용들을 담을까? 전체의 아우트라인을 잡는 문제다. 대략 도입부에는 사회자에 대한 예의, 인사, 자기소개, 환영의 말, 배경, 결론, 진행 안내(road map)를, 본론부에는 대항목1, 대항목2, 대항목3을, 결론부에는 요약, 결론, 질의응답, 마무리를 넣는다. 아우트라인을 잡아 놓으면 무엇보다 얘기할 콘텐츠를 정리하기 쉽다. 또 이 아우트라인이 발표자의 안내자 역할을 하게 되므로 부담감을 덜고 자신감을 가지게 된다.
“아우트라인이야말로 여러분의 발표를 안내하는 좋은 길잡이다. 아우트라인을 머릿속에 잘 넣어두고 얘기를 진행하자. 아우트라인이 있으면 잊어버리지 않고 얘기할 수 있다. 가령 얘기하던 도중에 잊어버리더라도 아우트라인 구성을 생각해 내면 복원할 수 있다. 여러분은 갑자기 머릿속이 텅 빈 것과 같은 순간적인 망각의 두려움에서 해방될 수 있다.” (90쪽)
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▲ '3부 구성의 규칙' ⓒ 책 107쪽에서
본론부 3부 구성에는 3가지 규칙이 있다. 첫째 대항목, 중항목, 소항목은 각각 종속관계로 연결되어 있을 것, 둘째 한 항목에 하나의 컨셉일 것, 셋째 3가지 항목 상호간에 관계가 명확할 것. 이 중 셋째 부분과 관련하여 자세한 내용을 들어 보자.
“예를 들어 여러분이 조직 혁신에 관한 프리젠테이션을 하게 되었다고 하자. 결론은 조직 혁신을 실행함으로써 얻게 되는 이점. 본론부에서 3가지 대항목을 ‘현상의 문제점’, ‘문제의 원인’, ‘혁신의 방법’으로 설정했다. 이 3가지 대항목은 ‘문제, 원인, 방법’이라는 명확한 관계를 가지고 있다.” (109쪽)
발표에서 ‘질문’의 힘은 적지 않다. 청중에게 질문을 던져 보라는 것이다. 질문을 하면 청중의 주의를 환기시킬 수 있고, 청중으로 하여금 생각하게 할 수 있으며, 청중의 의견을 끌어낼 수도 있다. 나아가 질문을 통해 청중의 이견이나 반론에 대응할 수도 있다.
그러나 질문시 유의점도 챙겨 두어야 한다. 무엇 때문에 질문을 하는지 그 목적이 분명해야 하고, 적절한 시기에 질문을 해야 하며, 질문의 형식을 가려서 사용할 필요가 있다. ‘질문의 단계’는 다음과 같다.
“우선 그 효과를 예측해야 한다. 그리고 효과를 끌어내는 데 가장 적합한 질문 형식을 선택하여, 청중 가운데 누구에게 질문을 던질 것인가 결정한 다음 질문을 한다. ‘효과의 예측’, ‘형식의 선택’, ‘대상의 결정’, ‘질문의 실시’가 된다.” (153쪽)
발표자는 왜 스트레스를 받을까? 왜 청중 앞에서 긴장하게 되는 것일까? 그것은 발표자가 일방적으로 얘기하려고 하기 때문이다. 프리젠테이션은 ‘쌍방향식 논의의 장’이 되어야 한다. 질문을 받아들이고, 의견을 제시하게 하고, 반론을 얘기하게 해야 한다. 결국 ‘대화하듯이 발표하는 것’이 발표자의 스트레스 해소책이라고 이 책은 귀띔한다.